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Unser Leistungsspektrum
Objektvertragswesen
- Erfassung der Objektstammdaten
- Sicherstellung aller Versorgungsleistungen für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung
- Führen von digitalen Objektakten mit allen Vertrags- und Planungsunterlagen sowie Schriftverkehr etc.
- Durchführung von Objektbesichtigungen mit Ergebnisprotokollierung
- Überprüfung des vorhandenen Versicherungsumfanges
- Überwachung der Einhaltung von technischen und infrastrukturellen Dienstleistungsverträgen Dritter
- Laufende Optimierung der bestehenden Versorgungs- und Dienstleistungsverträge Dritter
- Erarbeitung der unterschriftsreifen Dienstleitungsverträge
- Abschluss und Führung von Liefer-, Leistungs- und Wartungsverträgen über die Instandhaltung aller haustechnischen Anlagen und Sicherheitsanlagen
Mietvertragswesen
- Erfassung der Mieterstammdaten
- Erfassung der Daten für das Vertragsmanagement (Indices, Optionen, Mietstaffeln etc.)
- Sollstellung der sich aus den Verträgen ergebenden Zahlungsverpflichtungen
- Anpassung der Mietverträge aufgrund der im Vertragsmanagement erfassten Daten
- Mieterbetreuung durch Führungen von Korrespondenz und persönliche bzw. telefonische Kontaktpflege
- Entgegennahme und Abgabe von Willenserklärungen
- Durchführung und Prokollierung der Flächenübergaben und -rücknahmen an/von den Mietern
- Führen von Mieterakten mit allen vertragsrelevanten Unterlagen wie Veträge , Pläne und Schriftverkehr
- Verwalten der vertraglich vereinbarten Mietsicherheiten, entsprechend der gesetzlichen Regelung
Kaufmännisches Management
- Einzug von Miet- und Nebenkostenforderungen sowie Entgegennahmen entsprechender Zahlungen
- Sachgerechte Verbuchung auf den für die Mieter geführten Mietkonten
- Sachlich und rechnerische Prüfung aller objektbezogenen Gebühren- und Kostenrechnungen
- Durchführung des gesamten objektbezogenen Zahlungsverkehrs ggf. gemäß Kompetenzrahmen
- Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben gegenüber dem Auftraggeber
- Erbringung der Zuarbeit an ein Steuerbüro des AG zur Erstellung von Abschlüssen
- Überprüfung der nach Verbuchung aller Eingangszahlungen verbleibenden offenen Posten
- Durchführung des außergerichtlichen Mahnwesens
- Unterstützung des AGers in gerichtlichen, miet- und objektbezogenen Mahn- und Streitverfahren
Betriebs- und Kostenabrechnung
- Erstellung und Versand der jährlichen Betriebskostenabrechnungen an die Mieter
- Bereitstellung der Abrechnungsunterlagen und Auskunftserteilung an die Mieter
- Nacharbeit und Widerspruchsbearbeitung
- Durchführung von Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungen
WEG Verwaltung
- Aufstellen eines Wirtschaftsplanes in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen
- Erstellung der Hausgeldabrechnung mit monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
- Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
- Belegprüfung, Rechnungskontrolle und -anweisung
- Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß durchgeführten Buchhaltung
- Organisation und Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlungen einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung und Niederschrift
- Führung von Beschlusssammlungen
- Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen
- Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen, Behörden und Dritten für gemeinschaftliche Belange
- Überwachung der Verträge der Gemeinschaft
Technisches Management
- Regelmäßige Begehung der Immobilien
- Bestandsaufnahme, Planung und Vergabe der für die laufende Instandhaltung und Instandsetzung nötigen Arbeiten
- Überwachung der Ausführung der veranlassten Arbeiten
- Überwachung von Wartungsmaßnahmen
- Überwachung der Einhaltung von technischen und infrastrukturellen Dienstleistungsverträgen Dritter
- Überwachung der Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten
- Abnahme der Leistungen und Gewährleistungsverfolgung
- Reporting
- Notdienst und Organisation in Havariefällen
Hausmeisterleistungen
- Unterhaltsreinigung
- Außenreinigung
- Grünanlagenpflege
- Bereitstellung der Mülltonnenbehälter
- Winterdienst
- Meldung von Gefahrenquellen zur frühzeitigen Schadensvorbeugung
- Meldung von Schäden an die technische Verwaltung
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
- Kleinreparaturen
- Leuchtmittelaustausch
- Zählerstände ablesen